Az online ajándékutalvány értékesítő felületen lehetőség nyílik olyan szállás csomag jellegű utalvány vásárlására, ahol a vendég testre tudja szabni az utalvány paramétereit (éjszakák száma, létszám, szobatípus, hétvégi felhasználhatóság), majd az így megvett utalványt, a vendég a foglalói felületen keresztül be tudja váltani. Így pl. a Black Friday alatt eladott nagy mennyiségű utalványt is online be tudják a vendégek foglalni és ne kelljen a hotelnek offline módon a beváltáskori foglalásokat lekezelni.
Admin oldalon egy ilyen új szálláscsomag típusú ajándékutalványt össze lehet rendelni egy fix árú szállás csomagajánlattal, így a vendég a foglalói felületen a promóciós kód mezőbe az ajándékutalvány egyedi sorszámát megadva látni fogja ezt a fix árú csomagot a szobák és árak oldalon (és csak ezt a fix árú csomagot fogja látni, a többi szintén foglalható publikus árakat nem látja, a szobatípus szabad kapacitását természetesen figyelembe véve. Amelyik szobatípusra vagy amelyik létszámra vonatkozóan nem adott meg árat a hotel az összerendelt fix csomagnál, azok a szobatípusok a keresésnél nem jelennek meg).
Fix árú csomag hozzáadása
Az utalványhoz kapcsolandó fix árú csomagot ugyanúgy lehet létrehozni, mint a többi csomagot és beállításai sem különböznek, viszont nagyon fontos, hogy az alábbiak teljesüljenek:
Az utalványhoz rendelt fix csomagot nem lehet promóciós kóddal levédeni.
Promóciós kódot az utalványnál van lehetőség megadni, ekkor felparaméterezett linkkel fog működni. ebben az esetben legyenek kedvesek ügyfélszolgálatunkkal felvenni a kapcsolatot.
Az utalványhoz rendelt fix csomagot nem lehet integrációval összekötni. Az ilyen foglalások mindig a BAR ár árkódjával kerülnek be a PMS-be, melyet manuálisan lesz szükséges ott átállítani.
Ha a szálláshely szeretne az adott csomag árain változtatni (pl. sávosan emelt Black Friday utalványok esetében), akkor azt úgy szükséges megtenni, hogy az utalványhoz rendelt csomagot duplikálják, majd ennél az új csomagnál adják meg a magasabb árakat. Az utalványt is duplikálni szükséges és ezt az új csomagot és utalványt szükséges összekötni.
Javasoljuk, hogy az utalványhoz rendelt csomag ne legyen törzsvendég kedvezményhez hozzákapcsolva, így az utalvány értékén felül esetlegesen fizetendő felárakból (több éjszaka, magasabb létszám, magasabb szobatípus miatt) törzsvendégként se kap a vendég kedvezményt.
Hétvégi felárnál kizárólag a pénteket és/vagy szombatot lehet beállítani, ekkor jelenik meg az utalvány vásárláskor a "Hévégi felár" kiválasztási opció, amivel az adott utalvány akár hétvégére is beváltható lesz. (már ha a Tervezésben is ezen fix csomag foglalhatóvá van téve hétvégékre)
Az online beváltható testreszabható utalvány létrehozása
Az utalványhoz kapcsolt FIX árú csomag létrehozása után létre kell hozni az új típusú utalványt, amelynek beállításainál a "Típus és árazás" boxban egy új opció is megjelenik: "Online beváltható fix típusú"
A legördülő menüben ki lehet választani a rendszerben már létező fix árú csomagok közül a megfelelőt. Innen fogja tudni a rendszer, hogy az ilyen megvásárolt utalványok sorszámainak a foglalói felületen promó kódként is működniük kell. FONTOS, hogy csak aktivált fix árú csomagot lehet az utalványhoz hozzárendelni, így a hozzárendelés előtt közvetlenül a fix csomagot aktiválni szükséges. A hozzárendelést követően a fix csomag publikus módon nem jelenik meg a foglalói felületen, kizárólag az utalvány beváltásakor használja a rendszer az árkalkulációhoz.
Abban az esetben, ha az utalvány beváltásakor a vendég pont arra a tartózkodási hosszra, létszámra és szobatípusra foglal, mint amire az utalványa szól, akkor a szobaár helyén 0 Ft jelenik meg.
A fix árú csomag részleteinél megadott árak (opcionálisan):
- a magasabb szobatípusokra
- hosszabbítási éjszakákra
- hétvégi felárakra
- és a gyerekárakra
is érvényesülnek, vagyis a vendégnek lehetősége van egy 2 éjszaka, 2 felnőttes utalvány beváltásakor az árkülönbözet megfizetésével akár 3 éjre is foglalni (ha az összerendelt fix csomagárnál pl. minimum 2 éj mellett maximum 3 éj is meg van engedve és van megadva hosszabbítási ár) vagy 2 felnőtt + 1 gyerekkel is foglalni (ha van megadva gyerekár), vagy foglalhat magasabb szobatípust is. Ilyen esetben az egyes szobatípusoknál a szobár helyén az extra fizetendő ár jelenik meg és a csomagár részleteinél beállított módon kell a fennmaradó összeget fizetnie a fizetési információk résznél (pl. 100% előleg).
Az utalványhoz rendelt fix csomagot technikai okokból nem lehet integrációval összekötni. Az ilyen foglalások mindig a BAR ár árkódjával kerülnek be a PMS-be, melyet manuálisan lesz szükséges ott átállítani.
Példa:
FIX árú csomag:
Online beváltható testreszabható utalvány:
A típus és árazás fülön válassza az Online beváltható fix típusú utalvány típust:
Az utalvány leírása egyezzen meg a FIX árú csomag leírásával és fontos, hogy tartózkodási hosszra, létszámra illetve szobatípusra vonatkozó információt ne tartalmazzon, lévén azt a vendég az utalvány megvásárlásakor is egyedileg testre tudja szabni magának és beváltáskor is előfordulhat, hogy az utalványban szereplőkhöz képest eltérő tartalomra (éj, létszám, szobatípus) fogja majd befoglalni.
Az utalvány megjelenése a felületen
A többi utalványhoz képest itt a vendég testre tudja szabni az utalványt. Tud felnőtt és gyermek létszámot megadni, ki tudja választani a szobatípust, amire szóljon és be tudja jelölni, hogy az utalvány hétvégén is felhasználható legyen, vagy sem (csak abban az esetben, ha az utalványhoz hozzárendelt fix csomagban van péntek és/vagy szobat éjszakára felár megadva).
Az utalvány beváltása
Az ajándékutalványt a vendég a promóciós kód mezőbe beírt utalvány azonosítóval tudja megtenni. Erről kap tájékoztatást a levélben, de lehetősége van arra is, hogy az email-ben kapott utalványon található QR kódot beolvasva vagy a PDF-ben a foglalási azonosítóra kattintva egyből a foglalói felületre jusson úgy, hogy a promóciós kódnál a beváltani kívánt utalvány sorszáma automatikusan kitöltődik.
Így a felületen már nincs szükség beírni az utalvány azonosítóját a promóciós kód mezőbe.
Ha az utalvány azonosítójára kattint a vendég, akkor a már felparaméterezett adatok fognak megjelenni számára, a dátum kiválasztása után:
Ha a vendég nem az utalvány paramétereinek megfelelően foglal, akkor a felületen megjelenik egy figyelmeztetés:
Ezesetben a publikus árak jelennek a felületen.
Ha a vendég az utalványhoz képest magasabb értékben foglal (például magasabb létszám, magasabb szoba kategória, több éjszaka), akkor a fizetendő felár mellett ezt egy tooltip-en segítség szövegen tájékoztatásul megjelenítjük neki:
A foglalási folyamat személyes adatok lépésében megjelenik a beváltott utalvány sorszáma, illetve az esetlegesen hozzá adott felárak, legyen az kiegészítő szolgáltatás, plusz éjszaka, létszám, hétvégi felár.
FONTOS tehát, hogy a megajándékozott személy az ajándékutalvány pontos értékét beváltáskor sem látja.
Az admin felületen való megjelenés, megvásárolt utalványok, módosítás, lemondás lehetősége
A megvásárolt utalványok ugyanott jelennek meg ahol a többi utalványtípus. Ha a vendégnek van lehetősége átutalással fizetni az utalványt, akkor az a Fizetve / Függőben menüpontban fog megjelenni. Utalvány beváltására kizárólag annak pénzügyi teljesítését követően van lehetőség. Ha az utalvány vásárlásakor az értéke azonnal online kifizetésre került, akkor a megkapott ajándékutalvány PDF-ből a megajándékozott vendég akár azonnal foglalni is tud vele.
Az utalvány beváltásakor a vendég felé kimenő visszaigazolásból nincs lehetőség a foglalás módosítására, lemondására, viszont az admin felületen keresztül a szálláshely azt továbbra is meg tudja tenni.
A foglalás részleteiben megjelenítjük a felhasznál utalvány értékét:
A foglalás módosítása, lemondása
A foglalás módosításakor a rendszer meg fogja kérdezni, hogy az utalványt amellyel foglalt a vendég, újra felhasználhatóvá akarjuk-e tenni. A lemondás esetében ugyanez történik.
Ha "igen"-t választunk, akkor a hotel usernek lehetőség nyílik az utalvány újbóli felhasználásával módosítani vagy újra foglalni.