A Pre-arrival / Beállítások menüpontban a Beállítások boxban az Értesítés küldése a kitöltött bejelentőlapokról bepipálásával bekapcsolhatja azt a funkciót, hogy a szálláshely értesítő emailt kapjon a vendégek kitöltött bejelentőlapjairól.
A felületen ezt követően két lehetőség közül lehet választani.
Azonnali értesítés egy bejelentőlap kitöltésekor
Az első opció, hogy minden bejelentőlap kitöltését követően kapjon a szálláshely értesítést.
Ebben az esetben minden egyes kitöltésről kiküldésre kerül értesítés, attól függetlenül, hogy a vendég mikor érkezik a szálláshelyre. Az email az adott bejelentőlap kitöltését követően azonnal meg fog Önökhöz érkezni és értelemszerűen csak azt az egy dokumentumot fogja tartalmazni.
A levélben látható a foglaló vendég neve, az érkezés és távozás dátuma, a létszám, valamint az is, hogy a foglalás RESnWEBen vagy egyéb értékesítési csatornákon keresztül valósult-e meg.
Előbbi esetén a foglalási azonosító, - vagy több szobás foglalás esetén a foglalási azonosítók - jelennek meg, utóbbinál pedig a Külső vendég felirat.
A "Nyomtatás" gombra kattintva meg tudja tekinteni és ki tudja nyomtatni a bejelentőlapot.
Értesítés az aznap érkező vendégek bejelentőlapjairól
A másik lehetőség, hogy naponta egyszer az aznap érkező vendégek bejelentőlapjairól kapjon értesítést a szálláshely, egy megadott időpontban.
Ekkor meg tudja adni, hogy melyik időpontban érkezzen meg az értesítő email. Amennyiben az kerül beállításra, hogy Önök minden nap 10 órakor kapjanak értesítést az összes aznapi érkező vendég bejelentőlapjáról, akkor minden addig beérkezett bejelentőlap szerepelni fog az értesítő levélben. Amennyiben a vendég aznapi érkező, viszont a megadott időpont után tölti ki a bejelentőlapot, arról külön emailben értesítjük Önöket.
Az időzített értesítő emailben foglalásonként kerülnek csoportosításra a bejelentőlapok és az egyes szekciókban az azokkal kapcsolatos legfontosabb információk szerepelnek.
Amennyiben a későbbiekben is szükség lenne a bejelentőlapokra, a Pre-arrival / Vendégek menüpontban továbbra is elérhetőek, emellett már a Foglalások / In-house + jövőbeni menüpontban az azonosítóra kattintva is van lehetőség a bejelentőlapok nyomtatására.
Pre-arrival / Vendégek
Foglalások / In-house + jövőbeni
HostWare PMS-t használnak? Tudta, hogy a kitöltött bejelentőlapok vendégadatai akár automatikusan át is kerülhetnek a HostWare-be?